Как правильно отвечать на телефонные звонки

Финансы

Телефоны, как стационарные, так и мобильные, прочно осели в нашей жизни. Однако часто люди забывают о том, что телефонный разговор – это тоже общение, следовательно, в процессе оного следует также придерживаться определённых правил, которые, в первую очередь, строятся на уважении к собеседнику. 

В частности, то, как вы отвечаете на телефонные звонки, очень сильно влияет на ваши отношения с людьми (как личные, так и деловые). Положим, с близкими друзьями и родными никаких правил телефонного разговора нет, поэтому просто следует завести два телефона – один для личных нужд, второй для работы.

Если вы не секретарь, но по работе вам всё равно звонят довольно часто, нужно выработать для себя тактику ответа на звонки. Если звонящие всегда обращаются непосредственно к вам, сначала следует поздороваться и представиться, то есть назвать полное имя и фамилию и род своей деятельности. Например: «Здравствуйте, Антон Привалов, консультант отдела детских игрушек». Если же вы не главный сотрудник, то есть вам звонят, чтобы связаться с кем-либо ещё, достаточно будет лишь поздороваться и назвать компанию/отдел. Например : «Здравствуйте, отдел детских игрушек». 

Как правило, если вы работаете в офисе, то у вас всегда под рукой ежедневник или бумага, где вы можете делать необходимые пометки. Очень невежливо заставлять собеседника ждать только потому, что вы не помните, куда подевали свой любимый карандаш. Фразы «подождите секундочку» или « одну минутку» допустимы лишь в том случае, если вы вынуждены потратить время на поиск информации для человека, с которым говорите. Все остальные вопросы можно решить после звонка.

При ответе на телефонный звонок следует избегать фраз « я не знаю», «не надо», «я не уверен». Если человек не представился, следует корректно попросить его об этом – давая понять, что для разговора вам необходимо знать, с кем вы общаетесь. Даже если вы устали, ваш собеседник по первому «здравствуйте» не должен сразу понять, что у вас болит голова, машина сегодня не завелась и вы поругались с сотрудником. Чрезмерно деловой тон, «крутое» «да?» и напускная деловитость в стиле «у меня и без вас проблем по горло» являются чуть ли не самым невежливым примером поведения, какой только можно выдумать. Казалось бы, вы этим обращением подчеркиваете свою исключительную ценность, занятость и компетентность, однако принижение интересов и достоинства звонящего, вопреки убеждениям многих людей, есть всего лишь банальная невоспитанность и некультурность. 

Не стоит при ответе на телефонный звонок сообщать подробности своей жизни («Вы знаете, я сейчас еду на работу, тут такая страшная пробка»), жаловаться на что-либо («Вы не представляете, столько работы») или грубо отвечать на вопросы («Вообще-то это не ваше дело»). Дружелюбность всегда приветствуется, однако следует сохранять грань деловых отношений – иначе вас могут просто не понять. Все остальные элементы телефонного разговора можно опустить – в деловой сфере это лишь обмен информацией, и дело стоит лишь за тем, как грамотно, без потерь, но и без лишних подробностей её передать.

Оцените статью
ЗнайКак.ру
Добавить комментарий

  1. Алексей

    Помните, что в восприятии вашего телефонного собеседника огрехи в вашей речи более слышны и заметны. Другими словами, на том конце провода вы слышитесь хуже, чем это вам кажется.

    Ответить