161203
| | | | |

                           

ФИНАНСЫ / Работа и бизнес

Поиск по сайту



Как вести протокол совещания или бизнес-встречи

Вернуться к списку статей

AAA + -




Бизнес-встречи и совещания могут проводиться в формальной или не формальной обстановке, в зависимости от компании и обстоятельств. Но в любом случае умение вести протокол в процессе встречи/совещания часто бывает критичным и спасает от головной боли, а подобный навык крайне приветствуется работодателями. Нижеследующие рекомендации основаны на книге «Rules of Order» автора Henry M. Robert(а). Многие из них помогут вам оперативно анализировать, реагировать и предугадывать дальнейший ход событий, несомненно, записи не раз пригодятся вашему шефу. 

Бизнес-встреча

В целом, это не настолько сложно.

Вам понадобятся:
- Портативный, но достаточно мощный пленочный диктофон (помните, что пленочная запись - доказательство, если в этом нет необходимости, используйте современный цифровой);


Пленочный диктофон
- Пустые пленки для записи;
- Достаточно большой блокнот для записей;
- Компьютер.

Итак, ведем протокол встречи:

1. Постарайтесь заранее получить список вопросов будущего совещания/встречи, которые будут обсуждаться на повестке. Вспомните/найдите результаты предыдущей встречи. Составьте схему возникших тогда, возможных и имеющиеся новых вопросов. Подготовьте сопутствующие документы, которые могут понадобиться. Подумайте о том, чтобы использовать на будущей встрече диктофон ради обеспечения аккуратности и точности сохранения полученной информации и достигнутых договоренностей.

2. Займите место рядом с тем, кто возглавит встречу, чтобы без проблем получить уточнение по обсуждению или задать вопрос.

Получить уточнение или задать вопрос председателю встречи

3. Составьте и запишите по возможности точный, или примерный план встречи. Он поможет вам в дальнейшем сориентироваться, особенно во время накала страстей.

4. Запишите дату, время и место встречи.

5. Во время бизнес-встречи на листе бумаги распишите, где кто сидит, включая имена и должности. Если не знаете заранее, пустите по кругу бумагу с просьбой написать свои имена. Во время встречи вы быстро сможете понять, кто говорит благодаря этому листу. Если встреча открытая, запишите только имена тех, кто имеет право голосовать по поднятым вопросам.

6. Отметьте тех, кто пришел позже или ушел раньше, чтобы кратко просветить их и шефа насчет моментов, которые первые пропустили. Запишите так же имена тех, кто был приглашен, но не пришел.

7. Запишите пункты на повестке в том порядке, в котором они обсуждались. Если пункт восьмой обсуждался перед вторым, оставьте старую нумерацию, но отметьте новый порядок.

Ведение протокола встречи

8. Запишите перестановки, изменения и нововведения, которые были сделаны, и людей, которые их внесли и протолкнули.

9. Запишите, какие предложения были приняты, а какие отвергнуты, отметьте, как распределились голоса (по поднятым рукам, по поданным голосам или еще какой-либо методике), и где решение было принято единогласно. Если встреча малочисленна, распишите имена голосовавших – кто одобрил, кто проголосовал против, и кто воздержался для каждого предложения.

10. Сфокусируйтесь на записи активности, проявленной отдельной группой. Избегайте при этом деталей каждой дискуссии.

Несколько советов от знатоков:
- Во время встречи не теряйте концентрацию, любая пропущенная секунда может оказаться решающей;
- Разработайте собственные аббревиатуры и сокращения для стандартных фраз, имен, действий, мест, организаций и идей. Чем меньше времени вы потратите на запись или набор текста, тем больше внимания вы сможете уделить встрече;
- Не забывайте отмечать поправки к выдвинутым изначально идеям, изменениям и предложениям.


Время для переписи и упорядочивания результатов.

Оформляем протокол встречи

1. Упорядочить и переписать все заметки лучше всего сразу после встречи, когда память еще хранит детали каждого события.

2. Следуйте тому же формату записей, которого вы придерживались, оформляя предыдущий протокол встречи. Лучше всего заранее узнать у вашего шефа, какой формат записей его интересует. Например, хочет ли он, чтобы записи слово в слово повторяли сказанное, или достаточно будет краткого изложения основных идей.

3. Отмечайте принятые решения стандартной фразой: «Голосованием решено, что…»

4. Рассмотрите возможность дополнить протокол длинными собственными заключениями, отчетами или прочими сопутствующими материалами.

5. Закончите документ подписью «Представлено на рассмотрение» и далее ваше имя и дата.

6. Отметьте хронологию в записной книжке по минутам.


Статья по материалам: http://www.ehow.com/how_3815_minutes-business-meeting.html
и http://www.ehow.com/how_2054990_take-minutes.html



Источник: znaikak.ru
Автор:
Голосов: 20 Общая оценка: 3.9 Просмотров: 25593
Оцените эту статью:  
   Распечатать





Ошибка в тексте? Выдели ее мышкой! И нажми Ctrl+Enter.

Для того , чтобы оставить здесь комментарий, необходимо зарегистрироваться на сайте.






MacBook Pro 2016


Камера GoPro 5


iPhone 7 и 7 Plus


Samsung Galaxy Note7


Винисиус и Том — талисманы Олимпийских и Паралимпийских игр 2016 в Рио-де-Жанейро


Pokémon Go

 
 

Статьи сегодня:

Как быстро украсить новогоднюю елку лентами?
Перед новогодними праздниками мы продумываем, ...
Как сделать бороду Деда Мороза для детского костюма?
К Новому году готовятся не только взрослые, но ...
Как выбрать, какой фильм посмотреть: премьеры декабря 2016
По традиции в декабре афиши кинотеатров пестрят ...
Как и где провести лучшую свадьбу
Свадьба – это самое ожидаемое и знаковое событие ...
Как сделать елочки из бумаги для украшения новогоднего стола?
Новогодний стол не похож на большинство других ...
Как сделать пряничный домик на Новый год? Часть 1: Выпекание и сборка.
С приходом новогодних праздников наш дом наполняется ...
Как наполнить дом новогодними ароматами: 7 простых способов
На рождественские праздники дом наполняется ...
Как легко сшить новогодние чехлы на стулья?
На новогодние праздники мы готовим очень много ...
Как найти Дом Фортис – надежный партнер в выборе мебели
Онлайн-магазин Дом ФортисПродавцов и производителей ...
Как получить по-настоящему полезную питьевую воду для повседневного применения?
Ежедневно мы расходуем огромное количество ...

Смотрите также:

Как составить бизнес-план
ндс Сегодня кредитование становится обыденным...
Как организовать свой домашний бизнес по набору и распечатке текстов
POWERBOOKS.RU Лучшие электронные книги...
Как стать лучшим из лучших: Бизнес-образование в России
Бизнес-образование, набирающее в России все большую популярность ...
Как совместить бизнес с отдыхом?
Все чаще занятые серьезным бизнесом люди ...
Как придумать выгодный бизнес?
Трудно найти человека, который бы не желал обеспечить ...



ВОПРОСЫ - ОТВЕТЫ


НОВЫЙ ПОДКАСТ

Как Элвис Пресли стал королем рок-н-ролла
В истории музыки есть имена, прочно ассоциирующиеся ...

Все подкасты


ТЭГИ

английский бизнес вести вечеринка взять влияют выбор выйти выполнить добиться занять заняться защитить интервью искать кредит материал Начать недвижимость образование обучение онлайн офис первое первый перед пережить писать поведение повысить подготовиться получить появилась правильный привлечь приобрести программа пройти прославилась процесс работу работы развитие развить реклама России себе себя собеседование составить срок стать схема сэкономить уберечься увеличить ухаживать хобби цели школа

Не нашли ответа?
Спросите нас, как…


Письма читаем регулярно,
ищите ответы в соответствующей рубрике.